渡米前に揃える書類

転勤のビザそのものは、多くの場合、会社が準備します。一方、出生や婚姻、予防接種、学校の記録など、日本にいるうちにしか取れない書類は、自分で揃えます。米国の学校や役所では、英訳や、場合によって認証を求められることがあります。荷物や薬の持ち方は、「荷物の選び方（電圧・薬・持っていくもの）」でも説明します。

出発前にやること

家族全員の有効なパスポートと、ビザ、承認通知（I-797 など）、会社の書類を一箇所にまとめる
戸籍の全部事項証明書（戸籍謄本）を、余裕をもって複数通取る
子どもの母子手帳と、予防接種を英語で書いた記録（日本の医師に作成してもらう）を用意する
学年の高い子どもは、英語の在学証明書・成績証明書を学校に依頼する
日本の運転免許証（マイナ免許証だけでなく従来のカード）を持っていく。必要なら自動車安全運転センターの運転記録証明書（英文添付可）も取る
常用薬は元の容器のまま、英文の処方や医師のメモを添える
1年以上の転勤なら、市区町村で海外転出届を出し、マイナンバーカードの国外継続利用の手続きも確認する

パスポート、ビザ、承認通知

家族それぞれに、滞在期間をカバーする有効なパスポートが必要です。就労ビザ（E・L・H など）の本人は、パスポートに貼られたビザに加え、移民局の承認通知（L や H では I-797 が典型です）や、会社から渡された書類も一緒に保管します。配偶者や子どもの書類も、本人のものと同じ一式を揃えておきましょう。

到着後は、税関・国境警備局（CBP）のサイトから入国記録（I-94）を自分で印刷できます。イリノイ州の運転免許証の申請では、パスポート、ビザ、I-94、社会保障番号（SSN）の証明などが使われます。詳細は「イリノイ州の運転免許証」と「社会保障番号（SSN）」を見てください。

これらの原本は、預け入れ荷物ではなく、機内持ち込みにしましょう。

戸籍謄本と英訳、アポスティーユ

市区町村で発行される戸籍の全部事項証明書（一般に戸籍謄本と呼ばれます）には、出生や婚姻など、家族の身分関係が載っています。渡米後に日本の役所へ取りに行くのは手間がかかるので、出発前に複数通取っておくと安心です。

到着後、在シカゴ日本国総領事館では、戸籍謄（抄）本、またはマイナポータル等で取得できる「電子戸籍パス」（戸籍電子証明書提供用識別符号、16桁、有効期間3か月）をもとに、英文の出生証明や婚姻証明を発行できます。総領事館は、日本の官公庁が発行した公文書について、申請者が用意した逐語の英訳が忠実な翻訳である、という翻訳証明も扱います（翻訳文は総領事館では作りません。事前に問い合わせてください）。学校教育法第1条の学校（小・中・高・大学など）の成績・卒業証明書も対象です。

アポスティーユは、求められたときだけ

公印確認やアポスティーユは、日本の公文書に対する外務省の証明です。米国は「認証不要条約」（ハーグ条約）の締約国なので、提出先が認証を求める場合は、通常はアポスティーユが使われます。外務省は、提出先が求めている場合にだけ申請するよう案内しており、予備としての申請は受け付けていません。対象は発行日から3か月以内の原本で、海外からの郵送申請はできません。手数料は無料です。

イリノイ州の運転免許証の公式の書類一覧に、戸籍やアポスティーユは出ていません。学校などでも、英訳と翻訳者の署名だけで足りることがあります。先に提出先へ、原本・英訳・アポスティーユの要否を確認してから動かしましょう。

子どもの予防接種と健康診断

イリノイ州の公立・私立の学校に初めて入るときは（国外からの転入も含みます）、入学前1年以内の健康診断と、州が定める予防接種の証明が必要です。健康診断は、州指定の用紙「Certificate of Child Health Examination」に記入するのが基本です。州外・国外からの転入では、イリノイ州の要件に相当する用紙を、イリノイの学校へ初めて入るときだけ受け付ける、と行政規則にあります。「診察をした」という一文だけでは足りません。

日本の母子手帳は大切な原本ですが、この州の用紙の代わりになるとは限りません。出発前に、母子手帳のコピーと、日本の医師に英語で書いてもらった予防接種の記録（ワクチン名と接種日）を用意し、到着後は小児科医に州の用紙へ転記してもらうのが確実です。記録がないと、すべての予防接種を一からやり直すことになった例もあります。米国疾病対策センター（CDC）も、書面の記録がない接種は原則として受けていないものとして扱い、年齢に応じた接種スケジュールを始めるよう案内しています。不足があれば追加接種が必要になることもあります。入学の流れは「入学手続き・予防接種・提出書類」、主治医の探し方は「主治医（PCP）の探し方と新患予約」を見てください。イリノイ州の住所の証明（賃貸契約など）は、到着後に揃えます。

学校の在学・成績証明

学年の高い子どもを現地の学校に入れるときは、これまでの在籍や成績が学年の判断材料になります。日本の在籍校に、英語の在学証明書と成績証明書を依頼しておきましょう。日本語しか出せない場合は、公式の原本と英訳を持っていきます。総領事館の翻訳証明は、学校教育法第1条の学校が発行したものが対象です。

運転免許証と運転記録

イリノイ州で運転するなら、有効な日本の運転免許証（従来のカード。マイナ免許証だけでは足りません）を持っていきます。切替の手順は「イリノイ州の運転免許証」を見てください。

自動車安全運転センターは、運転記録証明書、無事故・無違反証明書、運転免許経歴証明書などを発行しています。希望すれば、日本語の証明書に英文を添付できます（累積点数等証明書と交通事故証明書には英文はありません）。英文が欲しいときは申請は1通とし、「英文証明希望」に印を付けます。渡米後は、日本にいる家族などを代理人にできます。

米国の自動車保険の保険料は会社ごとに決まります。日本の運転記録を見てくれるかどうかは、加入先に確認してください。割引を約束するものではありません。詳しくは「自動車保険（car insurance）」を見てください。

薬と英文の診療メモ

常用薬がある人は、成分名（一般名）と用量、何の病気で飲んでいるかが分かる英文のメモや処方を、日本の医師に書いてもらいましょう。薬は、病院や薬局でもらった元の容器のまま持っていきます。厚生労働省も、説明できる文書を用意し、必要以上の量は持っていかないよう案内しています。

米国税関・国境警備局（CBP）と食品医薬品局（FDA）は、一時滞在者が自分の処方薬を持っていく場合、英文の処方や医師のメモ、元の容器、自己使用分（目安として90日分を超えない量）を例に挙げています。転勤で90日を超えて滞在する場合の追加分は、FDAの個人輸入の案内を確認してください。医療用の麻薬は、日本から持ち出すときも地方厚生局麻薬取締部の許可が必要です。向精神薬は、1か月分を超える量など、条件によって証明書類が要ります。

海外転出届、年金、マイナンバーカード

生活の本拠を米国に移し、おおむね1年以上滞在する予定なら、住民登録のある市区町村に海外転出届（国外への転出届）を出します。多くの自治体では、出国予定日の約14日前から受け付けています。出すかどうかは、会社と市区町村の案内で確認してください。

転出届を出すと、国民健康保険の資格は失われます。国民年金の第1号被保険者も強制加入ではなくなりますが、日本国籍の人は20歳以上65歳未満なら任意加入できます。出国前の手続きは市区町村の窓口です。厚生年金や健康保険に入っている人は、会社の人事の案内に従ってください。住民税は、その年の1月1日に住所のあった市区町村で課税されます。年度の途中で転出する場合は、納税管理人の届出が必要になることがあります。

2024年5月27日から、日本国籍の人は、国外転出後もマイナンバーカードを使い続けられるようになりました。転出届と一緒に、出国予定日の前日までに「国外継続利用」の手続きをします。しないまま転出すると、カードは出国予定日に失効します。続けて使うと、マイナポータルや、在外公館の証明に使う電子戸籍パスの取得などがしやすくなります。このカードでは、住民票のコンビニ交付は使えません。

到着後の在留届（ORRネット）

外国に住所や居所を定めて3か月以上滞在する日本人は、旅券法により、管轄の大使館・総領事館へ在留届を出す義務があります。イリノイ州は在シカゴ日本国総領事館の管轄です。原則は「オンライン在留届（ORRネット）」で出します。オンラインに限り、現地到着の90日前から提出でき、渡航が中止になったらサイト上で取り消します。紙の届は、現地の住所が決まってから出します。住所や家族が変わったら変更届、帰国するときは帰国・転出届も必要です。

提出先に先に確認すること

Do you need the original Japanese family register, an English translation, or an apostille?
（戸籍の原本、英訳、アポスティーユのどれが必要ですか？）

Can our pediatrician complete the Illinois Certificate of Child Health Examination using this Japanese immunization record?
（この日本の予防接種記録を使って、イリノイ州の健康診断の用紙に記入してもらえますか？）

Will you consider a Japanese driving record certificate in English?
（日本の運転記録証明書（英文）を考慮してもらえますか？）

聞き取れなかったときは「Could you say that again more slowly, please?」（もう一度ゆっくり言ってもらえますか？）と遠慮なく聞きましょう。

まとめ

ビザは会社任せでも、戸籍、予防接種、成績証明、免許、薬の記録は、出発前に自分で揃える
戸籍謄本は複数通。英文の出生・婚姻証明は、到着後にシカゴの総領事館でも取れる
アポスティーユは、提出先が求めたときだけ。予備では申請できない
子どもの母子手帳に加え、英語の予防接種記録を用意し、到着後に米国の医師へ州の用紙へ転記してもらう
日本の免許証は持っていく。運転記録の英文証明は、保険会社が使うか先に確認する
1年以上の転勤なら海外転出届を検討し、マイナンバーカードは国外継続利用の手続きを忘れない
在留届は義務。オンラインなら到着の90日前から出せる

※この記事は一般的な情報をまとめたもので、法律上・手続き上のアドバイスではありません。必要書類や認証の要否は、提出先や時期によって変わります。実際の判断は、市区町村、外務省、在シカゴ日本国総領事館、学校区、保険会社、勤務先の案内に必ず確認してください。